Arbeitsrapport, Bautagebuch und Baujournal aus WhatsApp
Der einfachste Weg, die Baustelle zu dokumentieren
Auf der Baustelle reicht ein Foto oder eine Sprachnachricht per WhatsApp. Im Büro liegen Bautagebuch, Arbeitsrapport und Baudokumentation automatisch strukturiert vor, direkt in den bestehenden Systemen. Vollständig, einheitlich, verrechenbar.
Diese Betriebe arbeiten mit Companion
Der Unterschied
Du suchst eine Rapport-App? Companion braucht keine.
Companion läuft in WhatsApp, dem Tool, das dein Team schon täglich nutzt. Niemand installiert etwas, niemand lernt eine neue Oberfläche, niemand pflegt ein weiteres System.
Kein neues Tool nötig
Rapportieren funktioniert dort, wo dein Team ohnehin schreibt: im WhatsApp-Chat. Null Einstiegshürde, auch für langjährige Mitarbeitende.
WhatsApp statt App-Schulung
Keine Lizenzen pro Gerät, keine Schulungstage, kein Support-Aufwand. Wer eine Sprachnachricht senden kann, kann rapportieren.
Ergänzt deine Systeme
Du musst keine neue Software einführen: Companion liefert die fertigen Rapporte als PDF, Mail oder strukturierte Daten direkt in dein ERP oder deine Ablage.
So funktioniert's
Aus WhatsApp wird Rapport, in drei Schritten
Erfassen vor Ort
Dein Team macht Fotos, tippt kurze Notizen oder spricht eine Sprachnachricht, direkt im WhatsApp-Chat auf der Baustelle oder beim Serviceeinsatz.
Automatische Aufbereitung
Die KI transkribiert Sprachnachrichten, ordnet Fotos zu und strukturiert alles: wer war wo, was wurde gemacht, wann und wie lange.
Fertige Dokumentation
Das Büro erhält den fertigen PDF-Rapport mit Zusammenfassung, Zeitangaben und Fotos, bereit für Ablage, Abrechnung oder den Auftraggeber.
Beispiel aus der Praxis
16:45 Uhr Feierabend, 17:00 Uhr fertiger Rapport
Ein Monteur schickt um 16:45 Uhr drei Fotos und eine 45-Sekunden-Sprachnachricht. Companion transkribiert und strukturiert, um 17:00 Uhr liegt der fertige PDF-Rapport mit Zusammenfassung, Zeitangabe, Standort und Fotos im Büro. Kein Abtippen, kein Nachfassen, keine Rapportzettel im Auto.
Kostenlos & unverbindlich
In 3 Schritten selbst testen
Der einfachste Weg, deine erledigte Arbeit via WhatsApp zu rapportieren.
- 1
Registrieren
- Der WhatsApp-Chat öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht.
- Tippe auf Senden.
- Warte auf die Bestätigung. Danach kannst du deinen ersten Rapport erfassen.
- 2
Arbeit erfassen
Sende uns im WhatsApp-Chat:
- deinen Standort
- Fotos der ausgeführten Arbeit
- eine Sprachnachricht mit den erledigten Tätigkeiten
- bei Bedarf zusätzliche Textnachrichten
Du kannst die Sprachnachricht in deiner bevorzugten Sprache aufnehmen.
- 3
Rapport erstellen
Nachdem du alle Informationen gesendet hast:
- Sende ein 👍 und die Verarbeitung startet.
- Antworte direkt im Chat auf die Nachricht zur E-Mail-Adresse: Wische sie nach rechts und sende deine E-Mail-Adresse.
Etwa 2 Minuten später erhältst du per E-Mail:
- den fertigen Rapport auf deinem Mail
Beim Test werden deine Angaben (Standort, Fotos sowie Sprach- und Textnachrichten) verarbeitet. Mit der Nutzung stimmst du den Datenschutzbestimmungen automatisch zu.
Lieber zuerst reden? 45 Minuten, kostenlos.
Nutzen
Weniger Administration, alles verrechnet
Companion macht aus der Rapport-Pflicht ein Nebenprodukt des Arbeitens. Dein Team schreibt wie gewohnt, das Büro bekommt die saubere Dokumentation.
Schneller rapportiert
Erledigte Arbeit ist sofort dokumentiert, ohne Nacharbeit am Abend und ohne Zettelwirtschaft.
Voll erfasst = voll verrechnet
Jede Leistung, jedes Material und jede Stunde ist lückenlos erfasst. Nichts geht zwischen Baustelle und Rechnung verloren.
Wissen bleibt im Betrieb
Was erfasst ist, bleibt greifbar: für Reklamationen, Gewährleistung und die saubere Übergabe an den Auftraggeber.
Einsatzbereiche
Für wen ist Companion gemacht?
Ob auf der Baustelle, beim Serviceeinsatz oder im Aussendienst: Companion passt sich an deine Abläufe an, nicht umgekehrt.
Bau & Handwerk
Bautagebuch, Baujournal und Baustellendokumentation entstehen nebenbei: Baufortschritt, Leistungen, Material und besondere Vorkommnisse, sauber pro Baustelle. Vom Polier bis zum Bauleiter, ohne Zettelwirtschaft.
Service & Wartung
Jeder Aussendienst-Einsatz wird zum strukturierten Servicerapport: Wartungen, Reparaturen und Inbetriebnahmen, mit Fotos und Zeitangaben belegt und direkt verrechenbar.
Facility & Reinigung
Objektkontrollen, Reinigungs- und Unterhaltsnachweise entstehen direkt vor Ort: erledigte Leistungen, Zustand und Besonderheiten je Objekt, mit Foto und Zeit belegt, sauber dokumentiert und verrechenbar.
Integration
Nahtlose Integration
Ausgabeformate
Die aufbereiteten Informationen können als PDF, Mail oder strukturierte Daten für die Weiterverarbeitung bereitgestellt werden (Excel, CSV, JSON).
ERP
Die strukturierten Daten können direkt in ERP-Systeme integriert und für die Abrechnung oder Projektverwaltung genutzt werden.
Andere Systeme
Je nach Bedarf können die Daten auch in CRM-Systeme, Dokumentenmanagement oder andere Anwendungen weitergeleitet werden.
Companion arbeitet mit den Werkzeugen, die dein Team schon nutzt.
Referenzen
Das sagen Schweizer Betriebe
«Mit Companion entsteht Innovation nicht im Alleingang, sondern gemeinsam. Wir wurden von Beginn an mitgenommen und profitierten neben der Lösung auch von viel neuem Wissen im Bereich KI.»
«Die Zusammenarbeit mit Vertical Data war ausgesprochen angenehm – agil, unkompliziert und lösungsorientiert. Companion erfüllt unsere Bedürfnisse zu 100% und hat die digitale Maturität bei den Pilotuserinnen und Pilotusern merkbar gesteigert.»
«Sympathisch, professionell und kompetent – so erleben wir die Zusammenarbeit mit Companion. Beeindruckend ist, wie rasch sie sich in unsere Thematik vertieft haben.»
«Mit Companion haben wir unsere KI-Reise pragmatisch gestartet – nahe am Tagesgeschäft, mit kurzen Iterationen und messbarem Nutzen. Die Zusammenarbeit ist direkt, unkompliziert und auf Augenhöhe; so kommen wir schnell voran.»
«Bei der Implementierung hat uns Marc kompetent, agil, engagiert und auf Unterstützung und Resultate fokussiert begleitet. Genauso wie der Companion uns nun im Alltag unterstützt, einfach in sympathisch und menschlich.»
«Mit Companion entsteht Innovation nicht im Alleingang, sondern gemeinsam. Wir wurden von Beginn an mitgenommen und profitierten neben der Lösung auch von viel neuem Wissen im Bereich KI.»
«Die Zusammenarbeit mit Vertical Data war ausgesprochen angenehm – agil, unkompliziert und lösungsorientiert. Companion erfüllt unsere Bedürfnisse zu 100% und hat die digitale Maturität bei den Pilotuserinnen und Pilotusern merkbar gesteigert.»
«Sympathisch, professionell und kompetent – so erleben wir die Zusammenarbeit mit Companion. Beeindruckend ist, wie rasch sie sich in unsere Thematik vertieft haben.»
«Mit Companion haben wir unsere KI-Reise pragmatisch gestartet – nahe am Tagesgeschäft, mit kurzen Iterationen und messbarem Nutzen. Die Zusammenarbeit ist direkt, unkompliziert und auf Augenhöhe; so kommen wir schnell voran.»
«Bei der Implementierung hat uns Marc kompetent, agil, engagiert und auf Unterstützung und Resultate fokussiert begleitet. Genauso wie der Companion uns nun im Alltag unterstützt, einfach in sympathisch und menschlich.»
Kosten
Transparentes Setup
Einmalige Konfigurationskosten
ab CHF 2500.–
- Perfekt abgestimmt auf die Anforderungen deines Unternehmens
Wiederkehrende Kosten
CHF 50.– pro Monat
- Nutzung der Companion-KI-Plattform
- Zusätzlich 50 Rappen pro Verarbeitung
Hinweis: 1 Verarbeitung = 1 abgeschlossener Rapport (inkl. aller zugehörigen Nachrichten, Fotos und Sprachmemos).
FAQ
Häufige Fragen
Müssen meine Mitarbeitenden ein neues Tool lernen?
Nein. Rapportiert wird direkt über WhatsApp (auf Wunsch auch Microsoft Teams) auf dem eigenen Smartphone. Es gibt keine App-Installation und keinen Schulungsaufwand.
Sind die Daten meiner Mitarbeitenden sicher?
Sprachnachrichten, Fotos und Standortdaten werden ausschliesslich für die Rapport-Erstellung verarbeitet. Die Verarbeitung läuft auf Infrastruktur in der Schweiz/EU, konform mit dem revidierten DSG und der DSGVO. Details werden vertraglich geregelt.
Was erhält das Büro am Ende?
Einen fertigen, strukturierten Rapport als PDF oder Mail, mit Zusammenfassung, Zeitangaben und Fotos. Auf Wunsch fliessen die Daten direkt ins ERP, CRM oder Dokumentenmanagement (Excel, CSV, JSON).
Funktioniert das auch für Bautagebücher und Baujournale?
Ja. Die Zielstruktur wird bei der Einführung festgelegt: Arbeitsrapport, Bautagebuch, Baujournal, Servicerapport oder Kurzprotokoll, pro Projekt oder pro Tag, so wie es dein Betrieb braucht.
Was kostet Companion?
Einmalige Konfiguration ab CHF 2500.–, danach CHF 50.– pro Monat für die KI-Plattform und CHF 0.50 pro Verarbeitung. Die konkrete Einschätzung für deinen Betrieb bekommst du im kostenlosen Erstgespräch.
Wie schnell ist Companion einsatzbereit?
Die Initialisierung dauert einen halben Tag, danach folgt eine Testphase von ein bis zwei Wochen im echten Betrieb. Go-Live mit einer Lösung, die auf deine Abläufe abgestimmt ist.
Nächster Schritt
Bereit für Rapporte ohne Abtippen?
Buche eine Demo oder stell deine Frage. Wir zeigen dir an deinem eigenen Beispiel, wie aus WhatsApp-Nachrichten fertige Rapporte werden.
Marc Müller
Mitgründer und CEO · dein Ansprechpartner
- 45 Minuten, kostenlos und unverbindlich
- Kurzer Blick auf deine heutigen Rapport-Abläufe
- Konkrete Einschätzung, ob Companion bei dir greift
- Keine Verkaufspräsentation, wir prüfen den Fit gemeinsam